miércoles, 16 de abril de 2008

Protocolo de Crisis (ejemplo real)


(Tiempo estimado de lectura: 2:38 min.)

La Conferencia de la Iglesia Adventista del Séptimo Día de Georgia-Cumberland de la División de Norte América tiene una pequeña guía o "pautas rápidas en caso de crisis", que paso a traducir y adaptar a continuación:

Si los medios le contactan a usted:

1) Dígales que la persona más indicada para hablar del tema es ****, Director de Comunicación, y derive la llamada telefónica al director, a la extensión *** (si la llamada es recibida en las oficinas de la conferencia o unión) o llámelo directamente al número celular (móvil) *******. [omito los datos que son reales para la conferencia citada, porque sólo nos interesa el protocolo de actuación]

2) A menos que se lo indique la comisión de comunicación de crisis, no de sus opiniones o ninguna información a un miembro de los medios de comunicación que pueda llamar. Derívelo al director de comunicación.

"Detectando el Humo":

Es conocido el dicho "por el humo se sabe dónde está el fuego". Esto se aplica directamente a la preparación para la crisis. La gran mayoría de crisis nunca llegan sin un previo olor a humo. Muchos fuegos pueden detectarse antes de que se conviertan en llamaradas simplemente captando los primeros "olores de humo". Incluso los fuegos que no pueden detectarse precozmente son más fáciles de manejar cuando el elemento sorpresa se elimina. La detección de humos es responsabilidad de todos en la Conferencia (misión o unión X).

Si usted ve o huele el "humo" de una posible crisis:

1) Tan pronto como sea posible llame o envíe un e-mail al Director de Comunicación. (dirección de correo correspondiente aquí). Esto puede incluir el facilitar junto con la alerta recortes de periódicos, noticias grabadas en cassette (mp3 video u otro formato), o compartiendo los detalles de una conversación que puedan impactar o afectar la conferencia (misión o unión).

2) Continúe buscando información adicional, o pendiente de ella por si surge, y repita el primer paso cuando sea necesario.

Ejemplos de posibles situaciones de crisis:

Nivel 1: Bajo impacto

1) Ejemplos: El presidente de otra conferencia (misión o unión) ha sido sorprendido desviando fondos; un huracán en otro distrito; un pastor fallece en accidente de tráfico.

2) Actuación: El líder del equipo puede tomar las acciones que estime oportunas sin una reunión formal del Equipo de Comunicación de Crisis.

Nivel 2: Medio-Impacto

1) Ejemplos: El/la director/a de un colegio sorprendido/a teniendo una aventura con una profesor/a; un huracán afecta con daños medios el territorio de la conferencia (misión o unión); un pastor muere por conducir ebrio.

2) Actuación: Se debe convocar una reunión del Equipo de Comunicación de Crisis el mismo día que se tiene noticia de la crisis.

Nivel 3: Alto-Impacto

1) Ejemplos: El presidente de la conferencia (misión o unión) huye del estado (región o país) con dinero desfalcado; un huracán arrasa el territorio de la conferencia (misión o unión), causando víctimas entre miembros de iglesia y destrozando propiedades de la iglesia; un pastor mata a una familia por conducir borracho; un profesor es acusado de tener una aventura con un estudiante (o abusos)

2) Actuación: Se debe convocar una reunión urgente del Equipo de Comunicación para Crisis antes de una hora de conocida la noticia. Si es necesario, el departamento de comunicación se le otorgan poderes (capacidad ejecutiva) para tomar medidas necesarias antes de la reunión.

Es importante recordar que una crisis de bajo impacto puede convertirse rápidamente en una de alto impacto si se dan las circunstancias adecuadas. Se debe tener cuidado y considerar cómo puede crecer una crisis a tal punto de ser impactante y más dañina.

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Este es un ejemplo de un plan de actuación o protocolo de crisis real en una conferencia de Estados Unidos. Pueden cambiar las variantes, dependiendo de la zona, región, país, división administrativa o continente en el que usted se encuentre, pero el esquema es perfectamente aplicable a cualquier zona de la administración adventista en el mundo.

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